保单号码: 10.11

政策部分: 研究

修订日期: 2019年12月16日

1. 定义

大写术语的定义见附录A.

2. 政策声明

这是大学的政策，结束赞助项目将按照联邦, 状态, 以及地方政府法规, 具体的赞助商政策和要求以及奖项的条款，并在赞助商要求的时间范围内.

3. 目的

本政策规定了对赞助项目及时、准确地结清奖金的要求.

4. 项目收尾

1. 报告要求和报告提交的截止日期将按照奖项的规定进行，可以包括以下一份或多份报告:技术/科学/进展报告, 支出财务报表, 发明报告, 专利报告, 皇室的报告, 根据合同购买的设备清单, 承包商的放行表格和/或最终发票或凭证.
2. 及时准确地编写最终技术报告和发明说明书是首席研究员/项目主任的责任. 如果首席研究员/项目总监不再在学校工作，或者无法履行奖励结清义务, 系主任负责确保所需的最终报告重新提交Give适当的大学办公室，以满足赞助商的要求.
3. 所有赤字余额必须由首席研究员/项目总监清理, 学校, 大学, 部门, 部门, 中心或研究所在奖项要求的时间内提交最终支出报告或发票/凭证.
4. 剩余余额将根据奖励条款退还或保留. 留存余额将转至指定基金, 供首席研究员/项目主任使用, 扣除全部间接费用的净额，根据卫生和公众服务部批准的适用费率计算，无论奖励中规定的费率如何. 如果有重大的剩余余额, 在首席研究员/项目总监提出理由并经研究副总裁与商业和财务副总裁协商后批准后，将确定处置.

5. 角色和职责:首席研究员/项目总监

首席研究员/项目总监负责确保:

1. 所有适当的开支由赞助项目支付;
2. 所有人员活动报告(“par”)均已签署并提交，以证明向赞助项目支付的工作量;
3. 按照主办方的要求向主办方提交最终的技术/进度报告;
4. 向研究和研究生办公室提供最后技术报告的副本;
5. 最终发明, 专利和/或特许权使用费报告提供Give研究和研究生办公室;
6. clear all deficit balances within the timeframe required by the Award for the final expenditure report or invoice/voucher; and
7. 政府财产的最终清单经核证后送交资产管理署, 还有关于财产处置的建议.

6. 职位和职责:院长、副院长、助理院长、系主任和主任

的院长, 副院长, 院长助理, 部门主席和主任负责确保:

1. direction, resources, and oversight are provided; and
2. 当首席研究员/项目主任无法履行结帐义务时，代表首席研究员/项目主任提交最终报告.

7. 角色和职责:研究和研究生研究办公室

研究和研究生办公室的职责是:

1. finalize Subrecipient monitoring 程序, when applicable; and
2. 在适用的情况下，提交承包商的放行和其他合同结清表格.

8. 角色和职责:拨款和合同会计办公室

拨款及合约会计处的责任是:

1. 按奖项条款要求提交最终开支报告及最终发票/凭证;
2. 在适用的情况下，要求将任何剩余余额退还Give赞助商;
3. 转帐保留，剩余余额;
4. send regular notice of expiring awards; and
5. 在大学的会计系统中取消赞助项目，以防止奖励结束后的支出入账.

9. 相关政策、程序和指南

• 大学政策10.1 .赞助的研究和活动
• 研究手册

附录A:定义

“奖” 指提供资金的赠款、分赠款、合同、分包合同或合作协议.

“合同收尾” 记录和确保奖项条款和条件得到履行的过程是什么, 证明大学遵守有关规定，并对所有奖项副产品作出最终处置, 比如期末凭证, 报告, 专利信息披露, 财产清查, 应收帐款的回款和结余的处理.

“合同” 指大学和赞助商之间的法律上可执行的协议，当主要目的是为了赞助商的利益向赞助商交付财产或服务时，该协议提供资金, 除了研究, 教育, 或为大学提供服务.

“合作协议” 指大学与赞助商之间的法律上可执行的协议，当赞助商与大学在赞助项目的执行过程中预期发生实质性互动时，该协议提供资金.

“赤字平衡” 当累计费用超过赞助商授予的金额时发生.

“努力” 指花费在赞助项目上的时间，以及个人获得大学补偿的所有其他活动. 参见大学政策10.15、赞助项目成果报告.

“融资” 指资助项目的资金支持, 包括钱, 财产, 服务, 或者任何有价值的东西来代替钱.

“授予” 指在下列情况下，大学与赞助机构之间可执行的法律协议:

1. 除最终书面报告外，主办方不期望交付特定产品或服务;
2. no substantial interaction between the Sponsor and the University during performance is anticipated; and
3. 该协议包含一般条款和条件，规定了执行期限和最低报告要求.

“首席研究员/项目总监” 指对赞助项目的技术行为完全负责的个人, 与主办方的技术联系, 获资助项目的开支, 履行技术表现和报告义务. “首席研究员”(PI)包括在奖项中被指定为“项目总监”(PD)的个人。, 在履行首席调查员的职责时, 或其他履行首席调查员职能的个人. 在奖项有效期内, 首席研究员/项目主任必须是全职员工, 终身或, 终身教职员工, 研究教授, 研究副教授, 研究助理教授, or, 经教务长或其指定人员批准, 非终身教职, 根据大学政策2任命的非终身教职人员.3、教师职级、职称和投票权.

“建议” 指提交Give赞助商请求资助赞助项目的文件，其中包括, 但不限于, (i) 金融义务, 监管义务, 报告义务或会计义务, 如“赞助项目”所述, (ii)工作报告和(iii)预算.

“剩余余额” 在赞助项目终止后，以及在所有适当的支出已从赞助项目中扣除后，是否仍有现金或未支配余额.

“研究手册》 是否有一份由研究和研究生办公室保存的文件，说明该提案的当前程序和要求, 验收, 执行, 并监督赞助项目.

“重大剩余余额” 当未用余额为赞助项目收到的总付款的25%或以上时发生.

“赞助商” 指向大学提供资金的任何外部实体. 保荐人可能是(i)政府机构(例如, 联邦, 状态, or local governments or their administrative organizations); (ii) nonprofit organizations (for example, 大学, 非营利性公司, 基金会, or associations); (iii) for profit organizations (for example, 公司, 合作伙伴关系, 独资企业, and other business entities); or (iv) individuals.

“资助项目” 指所有项目, 项目, 研究, 培训, 公共服务和其他通过向大学提供赠款或通过大学与赞助商之间的合同或合作协议获得外部资金的活动, 当下列一项或多项义务适用时:

1. 金融义务. 当赞助商为工作声明中描述的服务表现或产品交付提供资金时，大学必须遵守所施加的条件;
2. 监管的责任. 大学必须遵守赞助商的规定.
3. 报告的义务. The University is required to provide to the Sponsor technical performance 报告 or regulatory or administrative 报告; or
4. 会计责任. 大学必须建立单独的赞助项目支出会计记录，以证明成本的可容许性, 维持财务问责制, 向保荐人作出财务报告, 并保留适当的记录以备审核.

“工作说明” 指提案或奖项中描述将承担的具体工作和将由赞助项目生产的产品的组成部分.

“Subaward” (如果主要奖励是授予，也称为次级授予), 分包合同(如果主要授予是合同或分包协议)意味着正式的合同, 大学与合格组织之间的二级协议，以执行由奖项资助的项目的实质性部分. 该术语还包括由子收件人向较低级别子收件人进行的子奖励.

“Subrecipient” 指获得次级奖励的法律实体，该法律实体对大学在执行赞助项目下大学计划工作的一部分所提供的资金的使用负责. 这个词可以包括高等教育机构, 其他非营利组织, 以营利为目的的组织, 以及外国或国际组织(如联合国各机构), 如果得到主办方的批准.

修改后: 2019年12月16日

采用: 2015年1月15日