保单号码: 10.12

政策部分: 研究

修订日期: 2019年12月16日

1. 定义

大写术语的定义见附录A.

2. 政策声明

为了保持处理成本转移的一致性, 赞助项目的所有费用将是适当的，并有充分的记录, 并遵守赞助商的条款和条件, 政府规定, 及其他大学政策. 此政策适用于所有联邦和非联邦资助的项目.

3. 目的

本政策的目的是建立会计要求和责任，以确保大学对赞助项目的收费是适当的，并有充分的文件记录, 并遵守赞助商的条款和条件, 政府规定, 和大学政策.

4. 成本转移

1. 大学必须为所有赞助项目资金提供负责任的受托管理. 妥善管理赞助项目的支出对于履行这一义务至关重要.
2. 大学认识到，费用转移有时是纠正文书错误所必需的, 分配可能支持多个项目的密切相关工作的成本, 或清除成本超支或不允许的成本. 如果这些费用是在裁决书规定的履行期限内发生的，则可能需要在收到完全执行的裁决书之前，从部门或可自由支配的资源中分配费用.
3. 频繁的, 成本转移延迟且解释不充分, 特别是那些在演出期结束前后制作的，与成本超支或未用余额的赞助项目有关的项目, 是否需要与成本转移和内部信托控制相关的额外文件.
4. 发起人和审计员认为具有下列特征的成本转移是可疑的:
   1. 频繁的成本转移;
   2. 在原始费用入账后很久才转移的费用;
   3. 成本转移 supported by inadequate documentation or justification; and
   4. 在赞助项目结束时为减轻超支或花费赞助项目余额而进行的成本转移.
5. 根据大学的政策，费用将在首次发生时直接支付Give受益的赞助项目. 如果有必要在费用的初始记录之后将成本转移到赞助项目, 转让必须立即启动(在原始交易日期后90天内或在赞助项目结束日期后30天内), 以较早者为准)，并且必须包含支持成本转移的充分文件和理由. 在此期间之后，只有在情有可原的情况下才允许转移费用, 并将需要提供详细文件的书面证明, 由首席研究员/项目主任或其指定人员以及相应的主席或主任和院长签署. 纠正错误的成本转移必须完成, 不管时间框架如何, 如果更正对发起人有利, 除非发起人认为金额无关紧要.
6. 首席研究员/项目总监有责任对赞助项目的成本进行财务上的合理管理，并确保及时向赞助项目转移成本或从赞助项目转移成本, 如前项所述.
7. 在任何情况下，一个赞助项目的收益都不得暂时支付Give另一个赞助项目(相当于贷款)。. 这将导致不恰当的财务报告和赞助商不恰当的报销。. 根据联邦法规，这种做法是不允许的，除非事先得到赞助商的授权签署人的明确批准。.
8. 资助项目的任何成本转移的最终批准将由拨款和合同会计办公室做出. 如果奖助金与合约会计办公室发现赞助计划有不适当的收费, 将通知首席研究员/项目总监以及部门和/或学校财务业务经理，启动对非赞助项目资源的转移. 如果在授予和合同会计通知之日起五(5)个工作日内未开始转让, 拨款和合同会计可将费用转入部门或首席研究员/项目总监间接费用回收账户.

5. 角色和职责:首席研究员/项目总监

首席研究员/项目主任负责:

1. 确保支出是合理的，并在特定的赞助项目下分配和允许;
2. reviewing Sponsored Project 报告 on a regular basis (at least monthly) to identify errors; and
3. 确定任何成本转移的需要，并确保及时启动，并提供充分的文件和理由.

6. 角色和职责:大学管理人员

大学官员和行政人员有责任监督所要求的费用转移，以确保完整性, 精度, 和及时性.

7. 职位和职责:院长、副院长、助理院长、院长和系主任

院长, 副院长、助理院长、院长 和系主任负责确保:

1. direction, resources, and oversight are provided for each Sponsored Project; and
2. 当首席研究员/项目总监无法履行奖励结算义务时，代表首席研究员/项目总监提交最终报告.

8. 角色和职责:研究和研究生研究办公室

研究和研究生办公室的职责是:

1. determine when Pre-Award Costs or Advance Expenditures are allowable and initiate a Pre-Award Project; and
2. 在一般条款和条件不能满足需要的情况下，获得赞助商对奖励前费用或预付费用的批准.

9. 角色和职责:拨款和合同会计办公室

拨款及合约会计办公室负责:

1. 在财务系统中分配预奖项目编号, 每项均以已签署和批准的预付支出授权为依据;
2. 审核和批准成本转移分录和支持文件, 包括理由, 按照大学的政策和赞助商的指导方针, 政策, and 程序; and
3. 将成本转移输入财务系统，并在赞助项目文件中保留文件.

10. 不合规的制裁和风险

滥用成本转移可能导致赞助商不允许和/或随后减少资金. 滥用职权也可能导致更严厉的制裁, 罚款, 处罚, 及审核对大学及/或有关人士提出的批评. 参见大学政策10.6、研究不端行为处理标准.

11. 相关政策、程序和指南

• 大学政策10.1、赞助的研究和活动
• 大学政策10.6、研究不端行为处理标准
• 大学政策10.13、赞助项目预支经费授权书
• 大学政策10.15、赞助项目成果报告
• 研究手册

附录A:定义

“提前支出” 通常与“授予前成本”同义，但术语“预付支出”通常用于合同，而“授予前成本”通常用于赠款.

“预支开支授权” 指在大学未收到或未接受奖励的情况下，支付奖励前费用或预付费用的书面授权，提供替代资金来源

“奖” 指提供资金的赠款、分赠款、合同、分包合同或合作协议.

“合同收尾” 记录和确保奖项条款和条件得到履行的过程是什么, 证明大学遵守有关规定，并对所有奖项副产品作出最终处置, 比如期末凭证, 报告, 专利披露和财产清单, 应收帐款的回款和结余的处理.

“合同” 指大学和赞助商之间的法律上可执行的协议，当主要目的是为了赞助商的利益向赞助商交付财产或服务时，该协议提供资金, 除了研究, 教育, 或为大学提供服务.

“合作协议” 指大学与赞助商之间的法律上可执行的协议，当赞助商与大学在赞助项目的执行过程中预期发生实质性互动时，该协议提供资金.

“成本转移” 指在最初将成本分摊Give另一个赞助项目或非赞助项目资源后，将成本重新分配Give赞助项目. 还包括从一个赞助项目到另一个赞助项目或非赞助项目资源的成本重新分配. 成本转移包括薪金、工资和其他直接成本的重新分配. 政策10涵盖了影响资助项目的薪金和工资的重新分配.15、赞助项目成果报告.

“融资” 指资助项目的资金支持, 包括钱, 财产, 服务, 或者任何有价值的东西来代替钱.

“授予” 指在下列情况下，大学与赞助机构之间可执行的法律协议:

1. 除最终书面报告外，主办方不期望交付特定产品或服务;
2. no substantial interaction between the Sponsor and the University during performance is anticipated; and
3. 该协议包含一般条款和条件，规定了执行期限和最低报告要求.

“不当成本转移” 指违反联邦财务管理要求的成本转移, 例如赞助项目之间或之间的成本转移，目的是:

1. 使用未动用的资金;
2. 避免或减轻超支;
3. 将一个赞助项目不允许的成本转移到另一个赞助项目;
4. circumventing Award restrictions; or
5. 偿还或暂时“贷款”资金.

“Pre-Award成本” 指在收到和执行新奖励之前发生的赞助项目成本，或在等待增量资金或奖励结束日期的免费延长期间发生的现有赞助项目成本. 术语“授予前费用”通常与“预支费用”同义，但术语“预支费用”通常用于合同，而术语“授予前费用”通常用于赠款.

“Pre-Award项目” 指在奖励开始之前或大学收到完全执行的奖励之前建立的项目. 当奖项生效时，预奖项目编号将成为永久项目编号，不需要转移成本, 必要的, 或允许. “预奖项目”也被称为“风险项目”.”

“首席研究员/项目总监” 指对赞助项目的技术行为完全负责的个人, 与主办方的技术联系, 获资助项目的开支, 履行技术表现和报告义务. “首席研究员”(PI)包括在奖项中被指定为“项目总监”(PD)的个人。, 在履行首席调查员的职责时, 或其他履行首席调查员职能的个人. 在奖项有效期内, 首席研究员/项目主任必须是全职员工, 终身或, 终身教职员工, 研究教授, 研究副教授, 研究助理教授, or, 经教务长或其指定人员批准, 非终身教职, 根据大学政策2任命的非终身教职人员.3、教师职级、职称和投票权.

“适当的成本转移” 指在下列情况下，符合授权涉及赞助项目的成本转移的联邦指导方针的成本转移:

1. 当成本转移代表对错误费用的调整时;
2. when the Cost Transfer is for the purpose of assigning a portion of the cost to a Sponsored Project (split purchase); and
3. 在获得完全执行的奖励之前，部门或可自由支配的资源发生成本. 请参阅奖励前费用，了解用于向赞助项目支付费用的方法.

“建议” 指提交Give赞助商请求资助赞助项目的文件，其中包括, 但不限于, (i) 金融义务, 监管义务, 报告义务或会计义务, 如“赞助项目”所述, (ii)工作报告和(iii)预算.

“研究手册》 是否有一份由研究和研究生办公室保存的文件，说明该提案的当前程序和要求, 验收, 执行, 并监督赞助项目.

“赞助商” 指向大学提供资金的任何外部实体. 保荐人可能是(i)政府机构(例如, 联邦, 州或地方政府, or their administrative organizations); (ii) nonprofit organizations (for example, 大学, 非营利性公司, 基金会, or associations); (iii) for profit organizations (for example, 公司, 合作伙伴关系, 独资企业, and other business entities); or (iv) individuals.

“资助项目” 指所有项目, 项目, 研究, 培训, 公共服务和其他通过向大学提供赠款或通过大学与赞助商之间的合同或合作协议获得外部资金的活动, 当下列一项或多项义务适用时:

1. 金融义务. 当赞助商为工作声明中描述的服务表现或产品交付提供资金时，大学必须遵守所施加的条件;
2. 监管的责任. 大学必须遵守赞助商的规定.
3. 报告的义务. The University is required to provide to the Sponsor technical performance 报告 or regulatory or administrative 报告; or
4. 会计责任. 大学必须建立单独的赞助项目支出会计记录，以证明成本的可容许性, 维持财务问责制, 向保荐人作出财务报告, 并保留适当的记录以备审核.

“工作说明” 指提案或奖项中描述将承担的具体工作和将由赞助项目生产的产品的组成部分.

“大学政策” 意味着, 就本政策而言, 包括在大学政策手册中的所有大学政策和所有其他程序, 的指导方针, 以及《威尼斯人娱乐城》中所列的研究和研究生办公室以及赠款和合同会计办公室的要求, 还有程序, 的指导方针, 以及大学各学院的要求, 学校, 部门, 中心, 研究院, 和部门.

修改后: 2019年12月16日

采用: 2015年1月15日