保单号码: 10.13

政策部分: 研究

修订日期: 2019年12月16日

1. 定义

大写术语的定义见附录A.

2. 政策声明

在没有完全执行的裁决的情况下, 需要预先支出授权来启动赞助项目的工作，并授权次级接受者开始工作. 《威尼斯人娱乐城》规定了获得提前支出授权的要求和程序. Advance Expenditure Authorization allows: (a) the timely start-up or uninterrupted continuation of Sponsored Projects at the University before a fully executed Award or amendment is received; and (b) payment of ongoing Sponsored Project costs, 由担保人或大学报销费用, 随后由保荐人报销.

3. 目的

这项政策的目的是建立保障措施，使大学能够全额偿还资助项目的费用. 遵守这些保障措施限制了大学在没有合同的情况下进行的工作的责任, 包括限制向非雇员和分包商付款的义务.

4. 适用性

此政策适用于所有已获批准资助的资助项目, 增量资金, 或延长并等待最终奖项或奖项修改. 预先支出授权为主要研究人员/项目主管提供了一个机会，在研究和研究生办公室以及拨款和合同会计办公室接受奖励之前启动赞助项目并开始产生相关费用. 它还允许主要研究人员/项目主管在等待增量资金或延长奖励结束日期期间继续承担费用. 这个过程消除了对不相关资源收费的需要，并产生了成本转移.

5. 预支费用批准

1. 批准一项申请，以产生奖励前费用或预付费用将是有限的时期, 初始期限为3个月，可延长不超过3个月, 并须符合下列条件:
   1. 学院或学院的院长, 系主任或中心主任, 研究所, 或部门已批准授予前费用或预支费用的请求;
   2. 首席研究员/项目总监合理表示需要在提议的开始日期之前或在收到已执行的奖励或修订之前产生费用;
   3. 启动或继续赞助项目的需要证明了大学在批准奖励前费用或预付费用时可能承担的风险;
   4. 赞助项目提案已由研究助理副总裁批准, 首席研究员/项目总监, 并由相应的院长负责, 主席或董事. 作为提案批准的一部分，内部表格(例如.g. 预算, 财务利益冲突)必须在研究和研究生学习办公室存档;
   5. 担保人已向学校保证, 由负责任的保荐人提供可靠的保证, 签署的裁决书, 续期或延期将于短期内作出;
   6. 如果申请的是预奖计划, 已获得赞助商允许用奖励资金支付奖励前成本的验证;
   7. Required 培训 and conflict of interest disclosures have been completed; and
   8. 已获得大学董事会的任何必要的合规批准, 委员会及官员, 比如机构动物保护和使用委员会, 机构审查委员会和辐射安全主任. 参见大学政策10.动物护理和使用，大学政策.10、研究中的人类受试者，以及管理实验室安全的大学政策和程序.
2. 根据预先支出授权产生的所有费用必须符合预期奖励的条款和条件，并必须包括在批准的预算中.
3. 代表首席研究员/项目总监申请并接受预支费授权, 这所学校, 大学, 部门, 部门, center, 如果奖项未能颁发或未被接受，或学院将承担财务风险, 或者如果奖项的条款认为某些支出是不允许的. 研究和研究生办公室将尽最大努力最终确定一个奖项, 但不能保证任何裁决谈判的成功结果.

6. 角色和职责:首席研究员/项目总监

首席研究员/项目主任负责:

1. 完成大学政策10要求的培训和信息披露.1、赞助项目和活动;
2. 确认研究生, 博士后研究员, 研究人员在他们的监督下完成负责任的研究行为培训和其他所需的培训项目;
3. 提供财务利益冲突披露表已提交和审查的文件, 如果有必要的话, 任何潜在的冲突都被减少了, 消除或以其他方式管理所有对该行为负有责任的个人, 设计, 或与赞助项目有关的报告;
4. 与研究和研究生办公室合作，确保在启动预先支出授权之前，所有必要的规范性文件都已到位;
5. initiating an Advance Expenditure Request by completing the Pre-Award Form and signing to acknowledge the risk involved and agreeing to fund the expenses if an agreement is not executed or excludes any portion of the incurred expenses; and
6. 确保支出通过赠款和合同会计处理，并且是合理的, 可分配和允许的特定赞助项目.

7. 角色和职责:院长, 副院长, 院长助理, 部门的椅子, 董事和财务业务经理

的院长, 副院长, 院长助理, 部门的椅子, 董事和财务业务经理负责批准奖励前表格，以确认所涉及的风险，并同意在未执行奖励或排除任何部分已发生费用的情况下为费用提供资金.

8. 角色和职责:研究和研究生研究办公室

研究和研究生办公室负责:

1. 证明颁发前费用是由主办方允许的，并获得奖项的保证, 继续或延期;
2. 记录已收到内部批准，并已获得所有必要的合规批准;
3. reviewing and approving or rejecting requests for Advance Expenditure Authorization; and
4. 授权授予和合同会计设立预授项目并接受预支费用.

9. 角色和职责:拨款和合同会计办公室

拨款及合约会计办公室负责:

1. establishing Pre-Award Projects based on an executed and approved Advance Expenditure Authorization; and
2. 审查支出以确保成本是允许的，并确保支出按适当的帐户代码分类.

10. 相关的大学政策、程序和指导方针

• 大学政策10.1、赞助的研究和活动
• 大学政策10.9、动物护理和使用政策
• 大学政策10.10、研究中的人类受试者
• 大学政策10.12、承办项目费用转移
• 研究手册

附录A:定义

“提前支出” 通常与“授予前成本”同义，但术语“预付支出”通常用于合同，而“授予前成本”通常用于赠款.

“预支开支授权” 指在大学未收到或未接受奖励的情况下，支付奖励前费用或预付费用的书面授权，提供替代资金来源.

“奖” 指提供资金的赠款、分赠款、合同、分包合同或合作协议.

“合同” 指大学和赞助商之间的法律上可执行的协议，当主要目的是为了赞助商的利益向赞助商交付财产或服务时，该协议提供资金, 除了研究, 教育, 或为大学提供服务.

“合作协议” 指大学与赞助商之间的法律上可执行的协议，当赞助商与大学在赞助项目的执行过程中预期发生实质性互动时，该协议提供资金.

“成本转移” 指在最初将成本分摊Give另一个赞助项目或非赞助项目资源后，将成本重新分配Give赞助项目. 还包括从一个赞助项目到另一个赞助项目或非赞助项目资源的成本重新分配. 成本转移包括薪金、工资和其他直接成本的重新分配. 政策10涵盖了影响资助项目的薪金和工资的重新分配.15、赞助项目成果报告.

“努力” 指花费在赞助项目上的时间，以及个人获得大学补偿的所有其他活动. 参见大学政策10.15、赞助项目成果报告.

资金” 指资助项目的资金支持, 包括钱, 财产, 服务, 或者任何有价值的东西来代替钱.

“授予” 指在下列情况下，大学与赞助机构之间可执行的法律协议:

1. 除最终书面报告外，主办方不期望交付特定产品或服务;
2. no substantial interaction between the Sponsor and the University during performance is anticipated; and
3. 该协议包含一般条款和条件，规定了执行期限和最低报告要求.

“Pre-Award成本” 指在收到和执行新奖励之前发生的赞助项目成本，或在等待增量资金或奖励结束日期的免费延长期间发生的现有赞助项目成本. 术语“授予前费用”通常与“预支费用”同义，但术语“预支费用”通常用于合同，而术语“授予前费用”通常用于赠款.

“Pre-Award项目” 指在奖励开始之前或大学收到完全执行的奖励之前建立的项目. 当奖项生效时，预奖项目编号将成为永久项目编号，不需要转移成本, 必要的, 或允许. “预奖项目”也被称为“风险项目”.”

“奖励前开支期” 指在官方赞助项目开始日期之前，某些赞助商允许的一段时间，在这段时间内，可以发生费用并被认为是允许的，通常为90天.

“首席研究员/项目总监” 指对赞助项目的技术行为完全负责的个人, 与主办方的技术联系, 获资助项目的开支, 履行技术表现和报告义务. “首席研究员”(PI)包括在奖项中被指定为“项目总监”(PD)的个人。, 在履行首席调查员的职责时, 或其他履行首席调查员职能的个人. 在奖项有效期内, 首席研究员/项目主任必须是全职员工, 终身或, 终身教职员工, 研究教授, 研究副教授, 研究助理教授, or, 经教务长或其指定人员批准, 非终身教职, 根据大学政策2任命的非终身教职人员.3、教师职级、职称和投票权.

“建议” 指提交Give赞助商请求资助赞助项目的文件，其中包括, 但不限于, (i) 金融义务, 监管义务, 报告义务或会计义务, 如“赞助项目”所述, (ii)工作报告和(iii)预算.

“研究手册》 是否有一份由研究和研究生办公室保存的文件，说明该提案的当前程序和要求, 验收, 执行, 并监督赞助项目.

“赞助商” 指向大学提供资金的任何外部实体. 保荐人可能是(i)政府机构(例如, 联邦, 州或地方政府, or their administrative organizations); (ii) nonprofit organizations (for example, 大学, 非营利性公司, 基金会, or associations); (iii) for profit organizations (for example, 公司, 合作伙伴关系, 独资企业, and other business entities); or (iv) individuals.

“资助项目” 指所有项目, 项目, 研究, 培训, 公共服务和其他通过向大学提供赠款或通过大学与赞助商之间的合同或合作协议获得外部资金的活动, 当下列一项或多项义务适用时:

1. 金融义务. 当赞助商为工作声明中描述的服务表现或产品交付提供资金时，大学必须遵守所施加的条件;
2. 监管的责任. 大学必须遵守赞助商的规定.
3. 报告的义务. The University is required to provide to the Sponsor technical performance reports or regulatory or administrative reports; or
4. 会计责任. 大学必须建立单独的赞助项目支出会计记录，以证明成本的可容许性, 维持财务问责制, 向保荐人作出财务报告, 并保留适当的记录以备审核.

“工作说明” 指提案或奖项中描述将承担的具体工作和将由赞助项目生产的产品的组成部分.

“Subaward” (如果主要奖励是授予，也称为次级授予), 分包合同(如果主要授予是合同或分包协议)意味着正式的合同, 大学与合格组织之间的二级协议，以执行由奖项资助的项目的实质性部分. 该术语还包括由子收件人向较低级别子收件人进行的子奖励.

“Subrecipient” 指获得次级奖励的法律实体，该法律实体对大学在执行赞助项目下大学计划工作的一部分所提供的资金的使用负责. 这个词可以包括高等教育机构, 其他非营利组织, 营利性组织和外国或国际组织(如联合国机构), 如果得到主办方的批准.

“大学政策” 意味着, 就本政策而言, 包括在大学政策手册中的所有大学政策和所有其他程序, 的指导方针, 以及《威尼斯人娱乐城》中所列的研究和研究生办公室以及赠款和合同会计办公室的要求, 还有程序, 的指导方针, 以及大学各学院的要求, 学校, 部门, 中心, 研究院, 和部门.

修改后: 2019年12月16日

采用: 2015年1月15日